Maak dit jaar nog optimaal gebruik van de werkkostenregeling

Vanwege de coronacrisis is ook voor 2021 een ruimere vrije ruimte beschikbaar in de werkkostenregeling. Volgend jaar zal de vrije ruimte weer op het normale niveau zitten.

Wij raden u dan ook aan om hier nu gebruik van te maken en uw personeel dit jaar onbelast diverse zaken te vergoeden en verstrekken. Hoe u dat doet, vertellen we u in deze column.

Werkkostenregeling

Door middel van de werkkostenregeling kunt u als werkgever uw personeel onbelast allerlei zaken vergoeden en verstrekken. Blijft u in een jaar binnen de zogenaamde vrije ruimte, dan betaalt u als werkgever geen belasting. Overschrijdt u wél de vrije ruimte, dan betaalt u 80 procent belasting via de eindheffing in de loonadministratie.

Verhoging vrije ruimte

De vrije ruimte bedraagt dit jaar 3 procent van de loonsom tot 400.000 euro. Over het bedrag daarboven is de vrije ruimte 1,18 procent. Volgend jaar bedraagt de vrije ruimte over de eerste  400.000 euro nog 1,7 procent. Over bedrag daarboven blijft de vrije ruimte 1,18 procent.

Is de totale loonsom van alle werknemers bijvoorbeeld 1.000.000 euro, dan bedraagt de vrije ruimte in 2021 19.080 euro (3 procent van 400.000 euro plus 1,18 procent van 600.000 euro). Vanaf 2022 gaat de vrije ruimte weer omlaag en bedraagt deze 1,7 procent van de eerste 400.000 euro loonsom en 1,18 procent over het bedrag daarboven. Bij een loonsom van 1.000.000 euro bedraagt de vrije ruimte in 2022 dan 13.880 euro, dus 5.200 minder.

Welke onbelaste vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte?

Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen hoeft u als werkgever de vrije ruimte niet te gebruiken. Deze zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihil-waarderingen kunt u vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen buiten de vrije ruimte.

Tip! Er bestaan verschillende gerichte vrijstellingen en nihil-waarderingen. Denk bijvoorbeeld aan de gerichte vrijstelling voor reiskostenvergoeding van 0,19 euro per gereden zakelijke kilometer, voor studiekosten, arbo-voorzieningen en de nihil-waarderingen voor consumpties en voorzieningen op de werkplek.

Voorwaarden gebruik vrije ruimte

Als een werkgever een vergoeding of verstrekking onbelast in de vrije ruimte wil onderbrengen, moet hij deze wel aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit de administratie of door dit vast te leggen in een document.

Daarnaast mogen vergoedingen of verstrekkingen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst beschouwt alle vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval als gebruikelijk. Tot 2.400 euro per persoon per jaar hoeft u zich dus geen zorgen te maken over de gebruikelijkheid. Dit wil overigens niet zeggen dat een vergoeding van meer dan 2.400 euro per definitie ongebruikelijk is. Alleen kan de Belastingdienst dan wel nader onderzoek doen.

Vrije ruimte doorschuiven niet mogelijk

U kunt de vrije ruimte gebruiken om extraatjes (deels) belastingvrij uit te keren, bijvoorbeeld een eindejaarsbonus. De vrije ruimte die dit jaar niet gebruikt wordt, kan niet worden doorgeschoven naar volgend jaar. U doet er daarom verstandig aan te anticiperen op het gebruik van de vrije ruimte tot nu toe. Is nog een deel van de vrije ruimte niet gebruikt? Dan kunt u bijvoorbeeld beter nu iets extra doen in plaats van volgend jaar. Denk bijvoorbeeld aan een duurder kerstpakket.

Meer weten?

Wilt u meer informatie of advies over de werkkostenregeling en hoe u daar met het oog op de verlaging van de vrije ruimte volgend jaar optimaal gebruik maakt? Neem dan contact op met onze specialisten. Wij zijn u graag van dienst!

Ad Verdoorn regelt al meer dan 25 jaar belastingzaken voor de binnenvaart. In zijn columns behandelt hij fiscale regelingen uit zijn dagelijkse praktijk waarmee binnenvaartschippers hun voordeel kunnen doen.